Från manuell kursuppföljning till automatiserad lärandeanalys

Hur får man en strukturerad bild av deltagarnas resultat när kunskapstester och kursuppföljning bygger på manuella moment? För en medlemsorganisation började resan med just den utmaningen.

Utmaningen

Organisationen ville modernisera processen för kunskapstester, kursuppföljning och resultathantering. Arbetssättet byggde till stor del på manuella moment, vilket gjorde administrationen tidskrävande och begränsade möjligheterna att följa upp deltagarnas resultat på ett strukturerat sätt.

Behovet var en lösning som kunde automatisera hela flödet, minska administrationen och samtidigt skapa bättre möjligheter att analysera utbildningarnas effekt.

Lösningen

Mabriq utvecklade en sammanhållen lösning baserad på Microsoft Power Platform där hela processen digitaliserades och automatiserades, från genomfört quiz till återkoppling och uppföljning.

Lösningen kopplar samman Microsoft Forms, Power Automate, SharePoint och Power BI i ett automatiserat flöde där deltagarnas svar samlas in, rättas, lagras och analyseras utan manuella handpåläggningar.

För att skapa en långsiktigt hållbar lösning byggdes en central frågebank och en återanvändbar struktur som gör det möjligt att hantera flera utbildningar och quiz inom samma plattform.

När en deltagare genomför ett test hämtas svaren automatiskt från Microsoft Forms. Resultaten rättas, poängsätts och jämförs mot fastställda godkännandekriterier innan de lagras i en central datamodell. Samtidigt skickas  automatiskt återkoppling till deltagaren med resultat och relevant information om genomföranet.

Genom att lagra både sammanfattade resultat och svar på frågenivå skapades möjligheten att analysera inte bara vem som klarat ett test, utan även vilka frågor som skapar störst utmaningar och vilka kunskapsområden som behöver stärkas.

Resultatet

Med den nya lösningen fick verksamheten en automatiserad och standardiserad process för kursuppföljning som minskar administrationen och skapar bättre kontroll över utbildningsinsatserna.

Rättning och resultatberäkning sker nu automatiskt, den administrativa hanteringen av quiz och tester har minskat och deltagarna får snabbare återkoppling. Utbildningsdatan håller högre kvalitet och spårbarhet, och resultaten kan analyseras på både kurs- och frågenivå. Lösningen har hög återanvändbarhet för framtida utbildningar, och de standardiserade processerna minskar personberoenderisken.

Genom att digitalisera och automatisera hela kursuppföljningsprocessen hjälpte Mabriq kunden att gå från manuella och administrativt tunga arbetssätt till en skalbar och datadriven lösning. Resultatet är snabbare återkoppling, bättre uppföljning av lärande och en plattform som enkelt kan återanvändas för framtida utbildningsinitiativ.